Gestión de activos de software

Riesgos contables y fiscales

El uso de software sin licencia implica el incumplimiento principio imagen fiel de la empresa ya que su situación real en materia de activos y pasivos no coincide con la que puede deducirse de la contabilidad de la empresa.

Por un lado, la empresa dispone de unos activos de software que participan en el proceso productivo y en la gestión de la empresa que no han sido adquiridos legalmente, no están inventariados ni contabilizados y no pueden ser transferidos a terceros en el caso de adquisición de la empresa.

Ello genera un valor aparente distinto del valor real de la empresa, ya que cualquier observador externo podría presumir que la empresa dispone de todos los activos necesarios para mantener el volumen de operaciones actual, y no es así, ya que parte de esos activos no se han incorporado de forma legítima al funcionamiento de la empresa.

Lo mismo sucede con los pasivos ocultos, es decir, los riesgos potenciales que se han reseñado en los puntos anteriores, algunos de los cuales tienen un nivel de probabilidad muy alto, que no se encuentran cubiertos por los seguros de RC y que no son contemplados ni en el pasivo ni en el apartado de provisiones.

Por otro lado, el uso de software sin licencia incrementa el riesgo de de errores contables y por consiguiente, de declaraciones fiscales erróneas y de sanciones administrativas.

Todo ello sin tener en cuenta el IVA no liquidado por autoconsumo y el IVA que se habría liquidado si el software utilizado sin licencia hubiese sido adquirido legalmente.

Riesgo de ineficiencia

Hemos visto que el uso de software sin licencia genera riesgos de interrupción y demora a causa de los posibles virus y troyanos que pueda albergar y de la imposibilidad de acceder a un servicio de mantenimiento oficial de la marca.

Estos riesgos llevan aparejados los costes y la pérdida de tiempo derivada de resolver estas incidencias, así como un incremento de los recursos internos necesarios para ofrecer soporte técnico.

Control de proveedores

Las empresas están aplicando en la actualidad un modelo de externalización intensivo como resultado de sus políticas de ahorro de costes.

Ello provoca un desplazamiento del riesgo reputacional hacia el proveedor, ya que sus incumplimientos pueden afectar al cliente y aparecer en el mercado como incumplimientos de la empresa que lo contrata.

Los principales supuestos que afectarían al cliente serían los relacionados con la seguridad, la continuidad y la calidad del servicio, así como las relativas al tratamiento de datos personales e información confidencial.

Hemos visto que el uso de software sin licencia está relacionado con todas estas amenazas, por lo que una política de control, prevista en el contrato y concretada en auditorías periódicas puede limitar la responsabilidad de la empresa por culpa in eligendo y culpa in vigilando.

El principal objetivo de este control periódico es limitar al máximo las acciones u omisiones del proveedor que puedan tener un impacto en la reputación de la empresa.

Registro judicial por infracción de la propiedad intelectual

Además de las diligencias de investigación que pueden instarse en sede civil, el titular de los derechos también puede solicitar un mandamiento de entrada y registro en la jurisdicción penal.

Debe tenerse en cuenta que el incumplimiento de la obligación de disponer de una licencia por cada programa utilizado en la empresa no es sólo un ilícito civil. El uso exige una reproducción previa en los ordenadores en los que el software va a ser utilizado. Dicha reproducción no autorizada ésta incluida en el tipo penal del delito contra la propiedad intelectual.

Concurre el requisito del ánimo de lucro incluido en el tipo penal por participar el software sin licencia en los procesos de la empresa orientados a conseguir ingresos y reducir gastos con el fin de obtener un beneficio. El lucro se produce tanto en la búsqueda de ingresos a través del proceso en el que participa el software como en el ahorro de costes que se obtiene al no pagar la licencia correspondiente.

Además del riesgo de secuestro de los ordenadores con software sin licencia, la empresa puede ser condenada a pagar una multa y a indemnizar al titular de los derechos. Los altos cargos declarados responsables de la infracción pueden ser condenados a penas de privación de libertad.

Auditoría de proveedores de software

Los grandes compañías firman contratos con el titular de los derechos de propiedad intelectual que cubren un número determinado de usuarios.

El usuario obtiene un precio ventajoso a cambio de asumir el compromiso de mantener actualizado el contrato comunicando cualquier ampliación que se produzca en el número de usuarios, de manera que las cantidades liquidadas se correspondan con el uso real del software licenciado.

En dichos contratos las partes acostumbran a incluir una cláusula en la que se otorga al proveedor la facultad realizar auditorías periódicas para comprobar que el número de usuarios previsto en el contrato.

Si en dichas auditorías se detecta un número de usuarios superior al pactado, la empresa debe proceder a su regularización.

En caso contrario, se produce un incumplimiento contractual y un supuesto de reproducción no autorizada, ya que, si se trata de una estructura cliente - servidor, cada usuario necesita una copia del programa instalada en su ordenador.

Denuncias de empleados, ex empleados y sindicatos

En las épocas de congelación salarial, despidos y expedientes de regulación de empleo el clima social en las empresas y fuera de ellas se encuentra alterado.

Ello ocasiona un incremento en el número de denuncias de los empleados, los ex empleados y los sindicatos.

Estas denuncias se centran en aspectos relacionados con la relación laboral, pero en ocasiones se extienden a otras áreas en los que se considera que la empresa puede ser vulnerable.

Entre las áreas en las que se detecta un mayor incremento del número de denuncias se encuentran las siguientes:

1. Riesgos laborales 
2. Acoso moral 
3. Tratamiento de datos personales 
4. Infracciones de la propiedad intelectual

El uso de software sin licencia es algo que la empresa no puede ocultar a sus trabajadores lo cual hace que sea especialmente vulnerable a estas denuncias, que se presentan ante asociaciones dedicadas a la persecución de las infracciones de la propiedad intelectual como la BSA (Business Software Alliance).

Exclusión de la cobertura del seguro de RC

La reproducción no autorizada de programas de ordenador constituye un delito y demuestra una clara negligencia en la gestión de la empresa.

Ambos supuestos están expresamente excluidos de la cobertura de los seguros que cubren la responsabilidad civil de las empresa y de sus altos cargos.

Los delitos exigen dolo y una compañía de seguros no puede quedar expuesta a la arbitrariedad del asegurado, por lo que limita la cobertura a los supuestos en los que los daños se han producido por causas ajenas a la voluntad del asegurado.

Reclamaciones de clientes

Como hemos visto, el uso de software sin licencia constituye una amenaza para la calidad del servicio y ello incide directamente en el nivel de satisfacción del cliente.

La calidad ofrecida por una empresa se extiende a la prestación principal, en las empresas de servicios y al producto final en las empresas fabricantes. En ambos casos existe un servicio de atención al cliente que también puede verse afectado por interrupciones, demoras y sobrecargas asociadas al uso de software sin licencia.

La prestación defectuosa de un servicio o la baja calidad de un producto pueden ocasionar reclamaciones por parte de clientes insatisfechos. Estas reclamaciones pueden ser individuales o colectivas si existe una pluralidad de afectados. Su objetivo será conseguir una indemnización por los daños y perjuicios sufridos.

Los problemas de seguridad, antes comentados, derivados del uso de software sin licencia también puede ocasionar la revelación de datos personales de clientes con las consiguientes denuncias a la Agencia Española de Protección de Datos y el correspondiente impacto reputacional. Lo mismo puede suceder con la información confidencial de los clientes.

Los mismos problemas de seguridad pueden ocasionar la transmisión involuntaria de virus y troyanos a los sistemas informáticos de los clientes.

Reclamaciones contra consejeros y directivos

La reproducción no autorizada de programas de ordenador constituye un delito previsto en el artículo 270 del Código Penal. Ello abre la posibilidad de acciones legales contra los altos cargos de la empresa, de acuerdo con lo establecido en el artículo 31 del Código Penal respecto a la responsabilidad penal por los delitos cometidos en el seno de las empresas.

Por otro lado, la Ley de Sociedades Anónimas permite ejercitar acciones directas contra los miembros del Consejo de Administración en los supuestos de mala administración o negligencia.

En la actualidad existen herramientas gratuitas que permiten detectar, de manera muy sencilla, la existencia de software sin licencia en los sistemas informáticos de una empresa. Permitir que se utilice software sin licencia en una empresa hoy en día constituye un caso claro de negligencia que abre la posibilidad de acciones personales contra los altos cargos, en especial si se producen daños a terceros.

En el caso de que la empresa gestiones infraestructuras críticas como el transporte de pasajeros, la electricidad, el gas, el agua, la energía nuclear, etc., o participe en el diseño o la construcción de obra pública o edificios de vivienda u oficinas, el riesgo puede extenderse a la vida de las personas, siendo entonces la negligencia especialmente grave.

Calidad

El software es una pieza clave en todos en todos los procesos de la empresa. Si existe un riesgo de interrupción de la producción o el servicio al cliente derivado de la falta de mantenimiento o a causa de una reclamación judicial, la calidad ofrecida por la empresa quedará afectada de forma inevitable.

El software es clave en los procesos de diseño, producción, distribución, comercialización, facturación, contabilidad, atención al cliente. Cualquier incidente en alguno de los procesos en los que participa el software puede afectar decisivamente a la calidad de la empresa.

El software sin licencia puede estar mal instalado, mal configurado, expuesto a una sobrecarga de usuarios no recomendada ni prevista por el fabricante en el contrato de licencia.

Todos estos supuestos pueden producir interrupciones y demoras en la respuesta de la empresa a las peticiones de sus clientes, afectando a la calidad del servicio y del producto final.

El apartado 6.3 de la norma ISO 9001 da una importancia clave al software respecto a los objetivos de calidad planteados. El uso de software sin licencia supone un grave obstáculo para dichos objetivos.