Responsable de seguridad

Para asegurar que la empresa utiliza en todo momento software con la correspondiente licencia, es imprescindible la existencia de una persona responsable en este ámbito dentro de la organización (y que puede coincidir con la Dirección de Sistemas de Información, o con la persona designada como Responsable de Seguridad a efectos de la LOPD).

Dicha persona que debe contar, en todo momento, con el apoyo de la dirección de la empresa en cuanto a las funciones que le sean atribuidas.

Con carácter mínimo, el Responsable de la Gestión Legal del Uso de Software debería contar con las siguientes responsabilidades y funciones:

1. Elaborar las normas y políticas internas de la empresa en cuanto a uso y adquisición de software.

2. Proponer a la dirección de la empresa las adquisiciones de programas de ordenador, o su correspondiente actualización o renovación, que sean necesarias para asegurar que el uso de programas de ordenador en los sistemas informáticos de la empresa se adecúen a la normativas vigente en materia de propiedad intelectual, y se adecuen a las condiciones contractuales establecidas por las empresas fabricantes de dichos programas.

3. Proponer a la dirección de la empresa la desinstalación o borrado de programas de ordenador que sean necesarias para asegurar que el uso de programas de ordenador en los sistemas informáticos se adecúen a la normativas vigente en materia de propiedad intelectual, y se adecuen a las condiciones contractuales establecidas por las empresas fabricantes de dichos programas.

4. Recabar el asesoramiento o apoyo interno o externo que considere necesario para velar por la plena legalidad en el uso de programas de ordenador en los sistemas informáticos de la empresa.

5. Realizar auditorías periódicas sobre el uso de software en los sistemas de la empresa, informar de sus resultados a la dirección de la empresa, y proponer la adquisición o borrador que sean precisos, así como la posible adopción de medidas disciplinarias.

6. Establecer un control centralizado de programas de ordenador instalados y/o en uso (inventario de software).

7. Establecer un control centralizado sobre el total de licencias adquiridas por la empresa (inventario de licencias de software), y asegurar su correspondencia con el inventario de software.

8. Asegurar que todo el personal de la empresa suscribe compromisos contractuales sobre el uso legal de software.

9. Asegurar con los proveedores, subcontratistas y colaboradores externos de la empresa suscriben compromisos contractuales sobre el uso legal de software vinculado a los servicios prestados a la empresa.

10. Asegurar la formación y sensibilización de los empleados proveedores, subcontratistas y colaboradores externos de la empresa, y en especial de su conocimiento de las políticas corporativas de gestión legal de software.